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Como administrar un proyecto web

 

 

INTRODUCCIÓN
Un proyecto para el Web, al igual que cualquier negocio que empieza de cero, requiere una férrea organización. Aquí se muestran algunos sencillos pasos para lograr que el proyecto se lleve a buen término.

Después de varios años de participar y administrar sitios para el Web, se ha detectado que existen tres principios fundamentales, los cuales se deben tomar en cuenta al desarrollar proyectos de Web, estos principios son tomados de la administración de proyectos, la cual nos proporciona herramientas y técnicas para planear, estimar y controlar el proyecto a desarrollar. Dichas técnicas son fuertemente adaptables y nos sirven para enfocarnos en lo qué es vital para el éxito de nuestros proyectos y pueden utilizarse en general en cualquier tipo de negocio:

1. Identificar los objetivos: Identificar, comunicar y reiterar objetivos claros y medibles.
2. Mantenerse enfocado: Medir y comunicar el progreso continuo hacia las metas establecidas.
3. Simplificar los procesos: Hacer únicamente las tareas que contribuyen directamente hacia el progreso de los objetivos del proyecto.

Identificar los objetivos

Los siguientes pasos ayudarán a determinar que tareas son importantes para el proyecto: Establecer objetivos medibles, utilizar estos para identificar responsabilidades, elaborar un calendario y asignar tareas.

Establecer objetivos medibles. Es el paso más importante, debido a que todo lo demás se construye a partir de él. No se puede probar el éxito de un proyecto sino existe ningún criterio de medición para el mismo. Para que los objetivos sean útiles, estos deben ser medibles. Cada objetivo debe tener una meta numérica asociada a él, la cuál, también es conocida como Indicador Clave de Desempeño (KPI). El KPI y las metas ayudan a determinar que tan cerca esta el equipo de finalizar el proyecto. A continuación se muestra un ejemplo:
Objetivo: Incrementar el número de visitantes que compran desde el sitio Web.
KPI: Porcentaje de Conversión- el porcentaje de sesiones por mes de los visitantes que compran desde el Web.
Meta: Incrementar el porcentaje de conversión actual del 2% al 5%.

Este tipo de objetivos definen claramente los factores de éxito esenciales para el proyecto, y lo hacen de tal forma que cualquiera pueda entenderlos- patrocinadores, accionistas, diseñadores, programadores, etc.

Identificar las tareas y el alcance del proyecto. Una vez que se tienen establecidos los objetivos del proyecto, el siguiente paso es determinar qué se necesita hacer. El equipo del proyecto debe hacer una lista de tareas que ayudarán a satisfacer las metas.

Para cada característica propuesta hágase la siguiente pregunta, "¿Qué tanto afecta nuestra habilidad para satisfacer nuestros objetivos?, sí la respuesta es, "muy probable", entonces se tiene que realizar en ese momento, por el contrario, esto se olvida y pasa a la lista de las cosas por realizar mas adelante.

Al final todo mundo debe entender perfectamente porqué cada característica fue o no incluida - nuevamente creando un acuerdo.

Elaborar un calendario y asignar tareas. Tiempo de aplicar el segundo filtro. Decida que tareas finalizarán en esta fase y cuáles pueden esperar hasta fases posteriores. Primeramente, la gente responsable de llevar a cabo cada tarea debe estimar que tanto esfuerzo le tomará realizarla. Con frecuencia, algunas tareas requieren demasiado esfuerzo, por lo tanto éstas deben dividirse en sub-tareas separadas. Una vez que se tenga el estimado de todas las tareas, es tiempo de ponerlas en un calendario y asignarles sus recursos.

Mantenerse enfocado
Ahora que sabe lo que es esencial para el proyecto, necesita una manera simple y efectiva para manejar el proyecto. Manténgase enfocado utilizando medidas de progreso concretas, siga y resuelva los problemas que surjan.

Medición y administración por medio de KPI´s. Tomar medidas periódicas contra los objetivos puede ayudar a evaluar el estado del proyecto. A continuación se listan los objetivos recomendados:

Objetivo 1: El trabajo se termino anticipadamente. KPI: Porcentaje de tareas terminadas- Porcentaje de tareas terminadas completamente comparadas con el número total de tareas calendarizadas. Meta: El porcentaje de tareas terminadas es 100%.

Objetivo 2: El trabajo se terminó según lo estimado. KPI: Variación del presupuesto- El número de horas necesarias para terminar el trabajo es mayor o menor que el número de horas estimadas. Meta: La variación del presupuesto es igual a 0.

Objetivo 3: Los recursos presupuestados para el proyecto se encuentran disponibles. KPI: Variación de recursos- El número de recursos disponibles es mayor o menor que el número de recursos calendarizados. Meta: La variación de los recursos es igual a 0.

Objetivo 4: Todos los problemas y errores de desarrollo han sido resueltos. KPI: Porcentaje de resolución de problemas y errores de desarrollo- El porcentaje de problemas y errores corregidos es comparado con el número total que ha sido reportado. Meta: El porcentaje de resolución de problemas/errores es 100%.
Si el administrador del proyecto sabe perfectamente de que manera el equipo está cumpliendo con sus objetivos, éste tendrá una buena idea de cómo va el proyecto. Si el proyecto se está desviando de los objetivos, es necesario realizar ciertas cosas para volver a direccionarlo.

Simplificar el proceso Una vez que sabemos que es importante y como nos mantenemos enfocados en esto, es momento para simplificar las tareas diarias del administrador del proyecto. Cada quién puede disminuir su trabajo, utilizando su calendario como un motivador, hacer un esfuerzo extra para comunicar el estado del proyecto, y realizar juntas de corta duración.

Manejar el calendario. El calendario de trabajo debe estar al alcance de todos los involucrados en el proyecto, al momento de finalizar alguna actividad se debe marcar para que el equipo este consciente - especialmente si ésta afecta sus tareas.

Comunicando el estado del proyecto. Existen 2 grupos que necesitan estar informados acerca del estado del proyecto: el equipo de trabajo y los patrocinadores y accionistas. Quizás los miembros del equipo están bien enterados sobre el estado del proyecto debido a que se encuentran involucrados directamente y trabajan en el calendario. Para informar a los accionistas y patrocinadores del estado del proyecto se pueden entregar reportes semanales, quincenales o mensuales.

Realizar juntas. Otro medio que se puede utilizar para dar a conocer el estado del proyecto, son las juntas, en las cuales se muestran los avances en el calendario de trabajo.

Refinar las entregas en lugar de volver a empezar. Dos fenómenos son predominantes: Primero, es muy fácil que dos personas tengan diferente idea acerca del propósito y contenido de la misma entrega. Segundo, conforme se va avanzando en la instrumentación, las entregas anteriores nunca son actualizadas, por lo cual, no se reflejan los detalles de la instrumentación actual. Es muy importante tomar en cuenta este detalle, debido a que las entregas anteriores actúan como documentación y pueden ser confusas si no son precisas.

Deben definirse todas las entregas del proyecto en gran detalle. Defina las entregas tal y como se van a ver al final del proyecto. Por ejemplo, un prototipo del diseño final de una página Web, puede incluir bastantes detalles al tiempo de que la página está en construcción. Esta puede cubrir todas las gráficas, el lugar en donde van a estar ubicadas, los elementos de navegación y sus comportamientos, los campos de entrada y las reglas de validación, etc.

Como parte de esa muestra inicial de entrega, incluya un borrador de los estados por los cuales cada entrega tiene que pasar antes de que llegue a su fin. Especificar una fecha límite para cada estado de la entrega y las aprobaciones necesarias para proseguir. De esta manera, conforme el proyecto avanza, el equipo puede refinar una sola entrega. Si usted sigue este proceso, cada entrega estará definida consistentemente a través del proyecto.

CONCLUSIONES

Establecer tempranamente las metas del proyecto, tiene una influencia muy fuerte en todos los pasos subsecuentes para la finalización del mismo. Además, manejar los proyectos utilizando KPI´s es una manera fácil y precisa para medir y reportar el estado del proyecto. Aplique estas ideas a los proyectos y verá inmediatamente como ahorra tiempo y esfuerzo.