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INTRODUCCIÓN
Un proyecto para el Web, al igual que cualquier negocio que empieza
de cero, requiere una férrea organización. Aquí se muestran algunos
sencillos pasos para lograr que el proyecto se lleve a buen término.
Después de varios años de participar y administrar sitios para el
Web, se ha detectado que existen tres principios fundamentales, los
cuales se deben tomar en cuenta al desarrollar proyectos de Web,
estos principios son tomados de la administración de proyectos, la
cual nos proporciona herramientas y técnicas para planear, estimar y
controlar el proyecto a desarrollar. Dichas técnicas son fuertemente
adaptables y nos sirven para enfocarnos en lo qué es vital para el
éxito de nuestros proyectos y pueden utilizarse en general en
cualquier tipo de negocio:
1. Identificar los objetivos: Identificar, comunicar y reiterar
objetivos claros y medibles.
2. Mantenerse enfocado: Medir y comunicar el progreso continuo hacia
las metas establecidas.
3. Simplificar los procesos: Hacer únicamente las tareas que
contribuyen directamente hacia el progreso de los objetivos del
proyecto.
Identificar los objetivos
Los siguientes pasos ayudarán a determinar que tareas son
importantes para el proyecto: Establecer objetivos medibles,
utilizar estos para identificar responsabilidades, elaborar un
calendario y asignar tareas.
Establecer objetivos medibles.
Es el paso más importante, debido a que todo lo demás se construye a
partir de él. No se puede probar el éxito de un proyecto sino existe
ningún criterio de medición para el mismo. Para que los objetivos
sean útiles, estos deben ser medibles. Cada objetivo debe tener una
meta numérica asociada a él, la cuál, también es conocida como
Indicador Clave de Desempeño (KPI). El KPI y las metas ayudan a
determinar que tan cerca esta el equipo de finalizar el proyecto. A
continuación se muestra un ejemplo:
Objetivo: Incrementar el número de visitantes que compran desde el
sitio Web.
KPI: Porcentaje de Conversión- el porcentaje de sesiones por mes de
los visitantes que compran desde el Web.
Meta: Incrementar el porcentaje de conversión actual del 2% al 5%.
Este tipo de objetivos definen claramente los factores de éxito
esenciales para el proyecto, y lo hacen de tal forma que cualquiera
pueda entenderlos- patrocinadores, accionistas, diseñadores,
programadores, etc.
Identificar las tareas y el alcance del
proyecto. Una vez que se tienen establecidos los
objetivos del proyecto, el siguiente paso es determinar qué se
necesita hacer. El equipo del proyecto debe hacer una lista de
tareas que ayudarán a satisfacer las metas.
Para cada característica propuesta hágase la siguiente pregunta,
"¿Qué tanto afecta nuestra habilidad para satisfacer nuestros
objetivos?, sí la respuesta es, "muy probable", entonces se tiene
que realizar en ese momento, por el contrario, esto se olvida y pasa
a la lista de las cosas por realizar mas adelante.
Al final todo mundo debe entender perfectamente porqué cada
característica fue o no incluida - nuevamente creando un acuerdo.
Elaborar un calendario y asignar tareas.
Tiempo de aplicar el segundo filtro. Decida que tareas finalizarán
en esta fase y cuáles pueden esperar hasta fases posteriores.
Primeramente, la gente responsable de llevar a cabo cada tarea debe
estimar que tanto esfuerzo le tomará realizarla. Con frecuencia,
algunas tareas requieren demasiado esfuerzo, por lo tanto éstas
deben dividirse en sub-tareas separadas. Una vez que se tenga el
estimado de todas las tareas, es tiempo de ponerlas en un calendario
y asignarles sus recursos.
Mantenerse enfocado
Ahora que sabe lo que es esencial para el proyecto, necesita una
manera simple y efectiva para manejar el proyecto. Manténgase
enfocado utilizando medidas de progreso concretas, siga y resuelva
los problemas que surjan.
Medición y administración por medio de
KPI´s. Tomar medidas periódicas contra los objetivos
puede ayudar a evaluar el estado del proyecto. A continuación se
listan los objetivos recomendados:
Objetivo 1: El trabajo se
termino anticipadamente. KPI: Porcentaje de tareas terminadas-
Porcentaje de tareas terminadas completamente comparadas con el
número total de tareas calendarizadas. Meta: El porcentaje de tareas
terminadas es 100%.
Objetivo 2: El trabajo se
terminó según lo estimado. KPI: Variación del presupuesto- El número
de horas necesarias para terminar el trabajo es mayor o menor que el
número de horas estimadas. Meta: La variación del presupuesto es
igual a 0.
Objetivo 3: Los recursos
presupuestados para el proyecto se encuentran disponibles. KPI:
Variación de recursos- El número de recursos disponibles es mayor o
menor que el número de recursos calendarizados. Meta: La variación
de los recursos es igual a 0.
Objetivo 4: Todos los problemas
y errores de desarrollo han sido resueltos. KPI: Porcentaje de
resolución de problemas y errores de desarrollo- El porcentaje de
problemas y errores corregidos es comparado con el número total que
ha sido reportado. Meta: El porcentaje de resolución de
problemas/errores es 100%.
Si el administrador del proyecto sabe perfectamente de que manera el
equipo está cumpliendo con sus objetivos, éste tendrá una buena idea
de cómo va el proyecto. Si el proyecto se está desviando de los
objetivos, es necesario realizar ciertas cosas para volver a
direccionarlo.
Simplificar el proceso
Una vez que sabemos que es importante y como nos
mantenemos enfocados en esto, es momento para simplificar las tareas
diarias del administrador del proyecto. Cada quién puede disminuir
su trabajo, utilizando su calendario como un motivador, hacer un
esfuerzo extra para comunicar el estado del proyecto, y realizar
juntas de corta duración.
Manejar el calendario. El
calendario de trabajo debe estar al alcance de todos los
involucrados en el proyecto, al momento de finalizar alguna
actividad se debe marcar para que el equipo este consciente -
especialmente si ésta afecta sus tareas.
Comunicando el estado del proyecto.
Existen 2 grupos que necesitan estar informados acerca del estado
del proyecto: el equipo de trabajo y los patrocinadores y
accionistas. Quizás los miembros del equipo están bien enterados
sobre el estado del proyecto debido a que se encuentran involucrados
directamente y trabajan en el calendario. Para informar a los
accionistas y patrocinadores del estado del proyecto se pueden
entregar reportes semanales, quincenales o mensuales.
Realizar juntas. Otro medio que
se puede utilizar para dar a conocer el estado del proyecto, son las
juntas, en las cuales se muestran los avances en el calendario de
trabajo.
Refinar las entregas en lugar de volver a
empezar. Dos fenómenos son predominantes: Primero, es muy
fácil que dos personas tengan diferente idea acerca del propósito y
contenido de la misma entrega. Segundo, conforme se va avanzando en
la instrumentación, las entregas anteriores nunca son actualizadas,
por lo cual, no se reflejan los detalles de la instrumentación
actual. Es muy importante tomar en cuenta este detalle, debido a que
las entregas anteriores actúan como documentación y pueden ser
confusas si no son precisas.
Deben definirse todas las entregas del proyecto en gran detalle.
Defina las entregas tal y como se van a ver al final del proyecto.
Por ejemplo, un prototipo del diseño final de una página Web, puede
incluir bastantes detalles al tiempo de que la página está en
construcción. Esta puede cubrir todas las gráficas, el lugar en
donde van a estar ubicadas, los elementos de navegación y sus
comportamientos, los campos de entrada y las reglas de validación,
etc.
Como parte de esa muestra inicial de entrega, incluya un borrador de
los estados por los cuales cada entrega tiene que pasar antes de que
llegue a su fin. Especificar una fecha límite para cada estado de la
entrega y las aprobaciones necesarias para proseguir. De esta
manera, conforme el proyecto avanza, el equipo puede refinar una
sola entrega. Si usted sigue este proceso, cada entrega estará
definida consistentemente a través del proyecto.
CONCLUSIONES
Establecer tempranamente las metas del proyecto, tiene una
influencia muy fuerte en todos los pasos subsecuentes para la
finalización del mismo. Además, manejar los proyectos utilizando
KPI´s es una manera fácil y precisa para medir y reportar el estado
del proyecto. Aplique estas ideas a los proyectos y verá
inmediatamente como ahorra tiempo y esfuerzo.
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